Tránh viết e-mail vội vàng để cho mình thời gian đọc chúng trước khi gửi.
E-mail đã phát triển thành một phương tiện liên lạc chính cho các doanh nghiệp và đó có thể là cách duy nhất nhiều khách hàng và cộng tác viên sẽ liên lạc với bạn, vì vậy hình ảnh chuyên nghiệp bạn trình bày trong e-mail rất quan trọng. Dành một chút thời gian để suy nghĩ về bối cảnh của mỗi e-mail có thể ngăn bạn tạo ra những sai lầm đáng xấu hổ và giúp bạn phản ánh tính cách tích cực với những người có thể đưa ra quyết định tăng lương và thăng chức.
Trả lời e-mail trong 24 đến 48 hàng giờ kể từ khi nhận được nó, tùy thuộc vào mức độ ưu tiên và nỗ lực cần có trong phản hồi của bạn. Tuy nhiên, không trả lời e-mail nếu không yêu cầu hành động. Làm ngập hộp thư đến của mọi người với các thư điện tử không có gì nhiều hơn, "Hiểu rồi. Cảm ơn." có thể khiến họ bỏ lỡ các e-mail khác với thông tin quan trọng hoặc hành động cần thiết.
Bao gồm cả lời chào và lời chào trong e-mail của bạn. Họ giúp xác định, trong nháy mắt, ai đã gửi e-mail và ai là người nhận chính. Điều này trở nên quan trọng khi nhiều người được đưa vào các cuộc hội thoại email. Đối với những người bạn không biết rõ, hãy sử dụng lời chào trang trọng hơn như "Kính gửi Tiến sĩ Jones" hoặc "Kính gửi Sarah Smith". Bạn có thể rút ngắn tên này thành tên đầu tiên khi bạn phát triển mối quan hệ chuyên nghiệp với người nhận. Tương tự, đóng với một lời chào chính thức hơn, chẳng hạn như "Trân trọng" hoặc "Trân trọng". Bạn có thể bỏ qua điều này và chỉ cần ký tên của bạn trong các email ít trang trọng hơn.
Bao gồm một chữ ký chuyên nghiệp bao gồm chức danh công việc của bạn, bộ phận và thông tin liên lạc đầy đủ.
Không "trả lời tất cả" khi có bản sao mù - "bcc" - người nhận mà không nhận được sự cho phép của người gửi ban đầu.
Viết nội dung e-mail của bạn một cách súc tích, giới hạn bản thân trong một vài đoạn ngắn. Đính kèm thông tin bổ sung dưới dạng tệp đính kèm e-mail. Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp, tránh sử dụng biệt ngữ, biểu tượng cảm xúc, dấu chấm than, tiếng lóng hoặc viết tắt không giải thích được. Bao gồm các dòng trống giữa các đoạn để làm cho chúng dễ đọc hơn.
Cho biết khi có tệp đính kèm trong e-mail của bạn hoặc khi bạn thêm người nhận bổ sung. Ví dụ: "Tôi đã đính kèm kết quả của quý trước dưới dạng bảng tính Microsoft Excel" hoặc "Tôi có tài khoản Deborah Smith từ kế toán để đưa cô ấy vào vòng lặp về các vấn đề ngân sách."
Không bao giờ bao gồm thông tin bí mật hoặc độc quyền trong một email.
Mẹo
- Một số chương trình e-mail có thể được định dạng để tự động bao gồm chữ ký với thông tin liên hệ của bạn. Điều này có thể được xóa để tiết kiệm không gian khi không cần thiết.
