Giữ ghi chú của bạn có ích khi soạn thảo bản ghi nhớ của bạn để đảm bảo bạn không bỏ sót điều gì.
Bản ghi nhớ tương tác có vẻ như là một hình thức ngột ngạt, nhưng nó có thể là lựa chọn tốt nhất của bạn để thông báo cho các đồng nghiệp văn phòng về một cuộc họp sắp tới hoặc dự án mới thú vị. Nó ít trang trọng hơn một lá thư kinh doanh, ngắn gọn, dễ viết và gửi từ máy tính để bàn của bạn. Định dạng chuẩn rõ ràng và dễ làm theo: Bắt đầu với các tiêu đề thông thường và cung cấp thông tin thực tế trong một vài đoạn ngắn gọn. Lưu các tài liệu dài hơn của bạn, chẳng hạn như các báo cáo chi tiết do sếp của bạn yêu cầu, để sử dụng làm tệp đính kèm.
Bám sát truyền thống khi nói đến định dạng. Mở ghi nhớ của bạn với các dòng tiêu đề thông thường; giữ cho chúng phẳng với lề trái và nhân đôi không gian. Trên dòng "Tới", bao gồm tên của tất cả những người bạn đang viết, để mọi người biết ai khác đã nhận nó. Nếu người nhận ghi nhớ của bạn là một nhóm được công nhận, chỉ cần sử dụng tên nhóm - "Nhân viên phòng Marketing", chẳng hạn. Đặt tên đầy đủ của bạn trên dòng "Từ", sau đó thêm ngày bạn đang viết ghi nhớ vào dòng "Ngày".
Hoàn thành phần tiêu đề của bản ghi nhớ của bạn với dòng "Chủ đề". Đây là chủ đề hoặc mục đích của bản ghi nhớ và nó cần được làm rõ ngay lập tức cho khán giả của bạn. Sử dụng ngôn ngữ cụ thể trong dòng chủ đề của bạn: "Số liệu bán hàng quý ba" mang nhiều thông tin hơn cho người nhận ghi nhớ hơn là "Thông tin bán hàng".
Viết các đoạn ghi nhớ của bạn theo kiểu khối, tuôn ra với lề trái. Nói với độc giả của bạn ngay lập tức nếu bản ghi nhớ đáp ứng yêu cầu thông tin của người giám sát hoặc được nhắc nhở bởi một sự kiện hoặc chính sách mới. Sử dụng cụm từ dẫn đầu, chẳng hạn như "Căn cứ vào cuộc thảo luận tại cuộc họp nhân viên tuần trước ..." hoặc "Bản ghi nhớ này giải quyết yêu cầu của ban quản lý để biết chi tiết về Giai đoạn 3 của dự án Smith." Sử dụng đoạn đầu tiên để giới thiệu chủ đề, cung cấp một nền tảng ngắn gọn nếu cần thiết.
Viết hai hoặc ba đoạn ngắn gọn, nhiều thông tin với thông điệp chính của bạn. Nếu bao gồm đồ họa, hãy đề cập đến chúng trong văn bản để người đọc của bạn thấy rõ đồ họa đó thể hiện điều gì. Kết thúc bản ghi nhớ với bất kỳ hành động hoặc mong đợi tiếp theo cần thiết nào, chẳng hạn như, "Hãy chuẩn bị để thảo luận về tình trạng nỗ lực của nhóm bạn trong dự án Smith với ông chủ tại một cuộc họp vào thứ Hai trong phòng hội nghị."
Ở dưới cùng của bản ghi nhớ, liệt kê bất kỳ tệp đính kèm nào bạn bao gồm với bản ghi nhớ - sau đó đừng quên đính kèm chúng.
Đọc lại bản ghi nhớ của bạn và thực hiện bất kỳ sửa chữa nào trước khi bạn gửi nó cho tất cả để xem. Đừng quên in một bản sao cho các tập tin của bạn. Trước khi phân phối bất kỳ bản sao giấy nào của bản ghi nhớ, hãy viết tên viết tắt của bạn sau tên đã nhập của bạn trên dòng "Từ" ở trên cùng.
