Cách Tổ Chức Giấy Tờ Của Bạn

Tài liệu nào cần giữ, bạn có thể quăng gì và khi nào.

Có rất nhiều lý do tốt để có kế hoạch theo dõi các giấy tờ quan trọng của bạn. Nếu bạn gặp một cố vấn tài chính hoặc luật sư, bạn có thể mất một giờ để chuẩn bị thay vì một tuần. Nếu có hỏa hoạn, lũ lụt hoặc trộm cắp, bạn sẽ có thể tìm thấy các tài liệu cần thiết mà không bị chậm trễ. Nếu có điều gì đó xảy ra với bạn, những người thân yêu của bạn sẽ có thể dễ dàng xác định vị trí luật sư chăm sóc sức khỏe, chính sách bảo hiểm, hồ sơ y tế và hóa đơn chưa thanh toán. Ngay cả trên cơ sở hàng ngày, việc lưu giữ hồ sơ tốt giúp dễ dàng thanh toán hóa đơn đúng hạn, tìm biên lai và giảm lo lắng về thuế.

Thật không may, chỉ có phần trăm 40 của người Mỹ nghĩ rằng họ có thể tìm thấy một tài liệu tại một thời điểm và chỉ phần trăm 49 có thể làm điều đó với một chút tìm kiếm, theo một cuộc thăm dò gần đây của Trung tâm nghiên cứu quốc gia về báo cáo tiêu dùng. Và mặc dù phần trăm 89 cho biết họ cực kỳ có tổ chức khi nói đến giấy tờ tài chính của họ, gần một phần tư đã mất hoặc quên về một tài liệu tài chính quan trọng. Tồi tệ hơn, phần trăm 16 đã bị mất tiền hoặc phải chịu một khoản phí do tổ chức giấy tờ kém.

Stephanie Denton, một nhà tổ chức chuyên nghiệp và tác giả của cuốn "Cuộc sống có tổ chức: Bí mật của một nhà tổ chức chuyên nghiệp" (Thật là tuyệt vời) , 2006). "Một lần tôi tìm thấy một tấm séc $ 25,000 mà một số khách hàng quên gửi tiền."

Nếu bạn là một người phụ nữ đã kết hôn, bạn có nhiều khả năng nghĩ rằng bạn đang đứng đầu trong việc lưu giữ hồ sơ tài chính của bạn hơn là người phối ngẫu của bạn. Năm mươi tám phần trăm phụ nữ được khảo sát cho biết họ có ý tưởng tốt hơn về nơi các tài liệu quan trọng nhất của họ hơn so với vợ hoặc chồng của họ đã làm; chỉ 30 phần trăm của những người đàn ông đã kết hôn nghĩ rằng họ có một ý tưởng tốt hơn. Nhưng một số người được hỏi có thể không phải là người đứng đầu vì họ nghĩ phần trăm 5 thừa nhận họ có tài khoản ẩn từ người phối ngẫu hoặc người quan trọng khác.

Khám phá đáng ngạc nhiên nhất từ cuộc khảo sát có thể là thế này: 16 phần trăm số người được hỏi cho biết họ thực sự thích tổ chức hồ sơ tài chính của họ. Những người đã 65 trở lên có nhiều khả năng thích nó nhất.

Ngay cả khi bạn sợ nó, việc lấy giấy tờ tài chính của bạn để giúp giảm căng thẳng trong cuộc sống của bạn, Peter Walsh, tác giả của cuốn "Liệu sự bừa bộn này có làm cho mông tôi trông mập không?" (Simon & Schuster, 2008). Tất cả những gì bạn phải biết là giữ hồ sơ của bạn trong bao lâu và nơi lưu trữ chúng, (xem Nơi giữ, khi nào cần ném tài liệu.)

Mùa thuế là thời điểm hoàn hảo để bắt đầu xử lý các đống giấy, Denton nói. Hành động nộp đơn (hoặc thu thập thông tin của bạn cho người khai thuế) buộc bạn phải làm quen với tài chính của mình. Bạn có thể chia gần như tất cả các hồ sơ tài chính của mình thành bốn loại: giấy tờ bạn cần giữ cho năm dương lịch trở xuống; những thứ có thể bị phá hủy khi bạn không còn sở hữu các vật phẩm mà chúng bao phủ; hồ sơ thuế, mà bạn nên lưu trong bảy năm; và giấy tờ để giữ vô thời hạn.

Giữ trong một năm hoặc ít hơn

Denton đề nghị bạn bắt đầu tổ chức bằng cách thiết lập một nơi bạn có thể giữ hóa đơn cho đến khi bạn thanh toán chúng. Ví dụ, ngay khi có hóa đơn, hãy đặt nó vào một thư mục có nhãn "hóa đơn cần thanh toán". Sau đó đặt lời nhắc lịch điện tử trong một thời gian khi bạn sẽ ngồi xuống và trả tiền cho họ. Lưu trữ các tài liệu được liệt kê dưới đây trong một tủ hồ sơ. Bạn không cần phải giữ các hóa đơn khác.
Nếu bạn không thanh toán hóa đơn điện tử, bây giờ có thể là thời điểm tốt để thiết lập ngân hàng trực tuyến. "Bằng cách đó, bạn có thể lên lịch thanh toán trước và thậm chí thiết lập thanh toán hóa đơn hàng tháng cho số tiền không thay đổi, như thế chấp của bạn, vì vậy bạn sẽ không bị trễ", Denton nói.

Để giúp tránh bị đánh cắp danh tính, hãy cắt nhỏ bất cứ thứ gì bạn định vứt đi có chứa dữ liệu cá nhân. Hơn 50 phần trăm những người chúng tôi khảo sát cho biết họ đã đưa tài liệu qua máy hủy tài liệu trước khi họ dọn rác. Tìm kiếm một máy hủy tài liệu chéo thay vì một dải, để lại các dải giấy dài có thể được lắp lại.

Các tài liệu mà bạn không có nhu cầu lưu giữ lâu dài bao gồm:

Hồ sơ ngân hàng

Giữ tiền gửi và biên lai ATM cho đến khi bạn đối chiếu chúng với các báo cáo hàng tháng của bạn. Nộp báo cáo tài khoản tiết kiệm và kiểm tra hàng tháng của bạn. Sau khi bạn đóng thuế, hãy nộp bất kỳ báo cáo nào cần thiết để chứng minh các khoản khấu trừ với hồ sơ thuế của bạn; phần còn lại có thể được cắt nhỏ.

Hóa đơn thẻ tín dụng

Bạn không cần phải giữ chúng sau khi bạn đã kiểm tra và thanh toán chúng, trừ khi bạn cần một hóa đơn để hỗ trợ cho khoản khấu trừ mà bạn sẽ nhận các khoản thuế của mình, chẳng hạn như quyên góp từ thiện (trong trường hợp đó bạn sẽ cần nộp hóa đơn với hồ sơ thuế năm hiện tại của bạn). Nếu một mặt hàng bạn đã sạc được bảo hành, hãy giữ hóa đơn cho đến khi hết hạn bảo hành. Ghim hóa đơn thẻ tín dụng vào tài liệu bảo hành và đưa nó vào một tập tin với các bảo hành khác; bạn có thể cần hóa đơn làm bằng chứng mua hàng nếu mặt hàng cần sửa chữa.

Hồ sơ thuế năm hiện tại

Giữ hồ sơ của bạn có tổ chức có thể giúp bạn tiết kiệm đau đầu và tiền tại thời điểm thuế. Người khai thuế có thể tính phí nhiều hơn nếu bạn đưa cho họ một hộp giày vô tổ chức chứa đầy giấy tờ. Đặt tài liệu bạn sẽ cần cho lần trở lại tiếp theo của bạn trong một tệp. Nếu bạn cần lưu nhiều hóa đơn và hóa đơn, hãy sử dụng tệp accordion thường trực.

Chính sách bảo hiểm

Giữ các chính sách mà bạn gia hạn mỗi năm, chẳng hạn như các chính sách cho nhà, căn hộ hoặc xe hơi của bạn, cho đến khi bạn nhận được các chính sách mới, sau đó hủy bỏ các chính sách cũ.

Báo cáo đầu tư

Bạn có thể hủy các báo cáo hàng tháng và hàng quý của mình từ môi giới, 401 (k), IRA, Keogh và các tài khoản đầu tư khác khi có tài khoản mới. Nhưng giữ cho báo cáo hàng năm cho đến khi bạn bán các khoản đầu tư. Bạn có thể muốn có các thư mục riêng cho tài khoản truyền thống và tài khoản Roth để giúp bạn theo dõi số tiền được khấu trừ và không được tính cho mục đích thuế. Tốt hơn hết, hãy đăng ký báo cáo điện tử nếu tổ chức tài chính của bạn cung cấp chúng.

Cuống phiếu lương

Giữ các bản ghi năm dương lịch cho đến khi bạn đối chiếu chúng với biểu mẫu W-2 hàng năm của bạn, sau đó hủy chúng.

Tiền thu

Nếu bạn không làm bất cứ điều gì với biên lai của bạn, như theo dõi chi tiêu của bạn, ghi rõ các khoản khấu trừ thuế hoặc sử dụng chúng để trả lại các giao dịch mua hàng, bạn có thể loại bỏ hầu hết các mẩu giấy nhỏ đó ngay lập tức. Nếu bạn cần giữ chúng trong tay để bạn có thể xác minh số tiền dựa trên hóa đơn thẻ tín dụng hoặc sao kê ngân hàng, hãy tạo một thư mục có nhãn "biên lai" và giữ nó với thư mục thanh toán hóa đơn. Bằng cách đó, bạn sẽ có hóa đơn tiện dụng khi bạn thanh toán hóa đơn thẻ tín dụng. Nếu bạn nghĩ rằng bạn có thể trả lại một cái gì đó, hãy hỏi nhân viên bán hàng xem bạn phải quyết định bao lâu và ghi lại ngày trên biên nhận của bạn.

Giữ trong một thời gian giới hạn

Các tài liệu liên quan đến mua đầu tư, các khoản vay và các mặt hàng khác hết hạn hoặc được bán có thể được lưu trữ trong một tủ hồ sơ ngoài luồng. Nhưng hãy cố gắng vượt qua chúng mỗi năm một lần và ném ra các giấy tờ như chi tiết dưới đây.

Giấy tờ nội thất gia đình

Giữ biên lai, bảo hành, và, trong khi bạn đang ở đó, các tập sách hướng dẫn cho các thiết bị và thiết bị điện tử chính. Bạn có thể thoát khỏi bảo hành khi thời hạn bảo hành đã hết và phần còn lại của tài liệu khi bạn không còn sở hữu một mặt hàng. Ditto cho các hóa đơn và hóa đơn bị hủy cho các giao dịch mua lớn như đồ nội thất.

Xác nhận mua đầu tư

Bạn sẽ cần những thứ này để thiết lập cơ sở chi phí và thời gian nắm giữ khi bạn bán các khoản đầu tư. Nếu thông tin này xuất hiện trên báo cáo hàng năm của bạn, bạn có thể giữ chúng thay thế. Lưu trữ các hồ sơ trong tủ hồ sơ của bạn cho đến khi bạn bán các khoản đầu tư, tại thời điểm đó bạn nên chuyển các hồ sơ dự phòng vào hồ sơ khai thuế của năm đó.

Giấy vay

Giữ các tài liệu để thế chấp, xe cộ, sinh viên và các khoản vay khác trong một hộp ký gửi an toàn. Bạn có thể thoát khỏi chúng sau khi khoản vay được trả hết.

Trái phiếu tiết kiệm

Giữ chúng ở một nơi an toàn cho đến khi bạn trả tiền cho chúng. Hoặc bạn có thể chuyển đổi chúng thành dạng điện tử bằng chương trình SmartExchange của Kho bạc, tại www.treasurydirect.gov.

Hồ sơ xe

Giữ biên lai mua hàng, tiêu đề và thông tin đăng ký trong hộp ký gửi an toàn miễn là bạn sở hữu xe hơi, thuyền, xe tải hoặc phương tiện khác. Lưu trữ hồ sơ bảo trì và sửa chữa trong tủ hồ sơ nhà của bạn.

Giữ chúng trong bảy năm

Danh mục này bao gồm khai thuế liên bang và tiểu bang cá nhân và hồ sơ hỗ trợ của họ. Bạn nên giữ chúng vì lợi nhuận của bạn có thể được kiểm tra ngẫu nhiên tối đa ba năm sau ngày bạn nộp tờ khai. Nếu bạn không báo cáo nhiều hơn 25 phần trăm tổng thu nhập của mình, chính phủ có sáu năm để thu thuế hoặc bắt đầu các thủ tục pháp lý. Bạn có thể bị kiểm tra bất cứ lúc nào nếu IRS nghi ngờ bạn gian lận.

Sau bảy năm, bạn có thể chỉ muốn giữ lại tờ khai thuế nếu bạn muốn theo dõi thu nhập của mình qua các năm. Giữ hồ sơ thuế hơn bảy năm tuổi trong tủ hồ sơ ngoài luồng của bạn. Tốt hơn nữa, quét trả lại vào máy tính của bạn và lưu trữ chúng trên đĩa CD hoặc ổ cứng ngoài. Gần một nửa số người trong cuộc khảo sát của chúng tôi cho biết họ giữ cả hồ sơ thuế điện tử và giấy tờ, nhưng chỉ có phần trăm 3 lưu trữ hồ sơ của họ chỉ ở dạng điện tử.

Đừng quăng

Đây là những thành viên thường trực trong gia đình giấy tờ tài chính của bạn, đôi khi bạn có thể cần lấy lại. Các hồ sơ cần thiết như giấy khai sinh và giấy chứng tử, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, thẻ An sinh xã hội và giấy xuất viện nên được giữ trong hộp ký gửi an toàn. Dưới đây là một số tài liệu khác bạn nên giữ mãi mãi:

Tài liệu kế hoạch xác định lợi ích

Giữ các tài liệu kế hoạch lương hưu từ các nhà tuyển dụng hiện tại và trước đây của bạn. Lưu trữ chúng trong tủ hồ sơ của bạn.

Tài liệu quy hoạch bất động sản

Giữ các bản sao di chúc, ủy thác và giấy ủy quyền trong hộp ký gửi an toàn của bạn. Bạn cũng nên đảm bảo luật sư và giám đốc điều hành của bạn có bản sao. Đó cũng là một ý tưởng tốt để cung cấp cho bác sĩ chăm sóc chính của bạn và bất kỳ ai được nêu tên để đưa ra quyết định thay cho bản sao giấy ủy quyền chăm sóc sức khỏe của bạn.

Chính sách bảo hiểm nhân thọ

Đối với bảo hiểm nhân thọ vĩnh viễn, các chính sách có giá trị tiền mặt hoặc thành phần đầu tư, giữ các tài liệu và danh sách các công ty đã phát hành chúng và số điện thoại của họ trong hộp ký gửi an toàn của bạn. Nếu bạn có một chính sách cuộc sống hạn, giữ tài liệu cho đến khi thời hạn kết thúc, sau đó ném chúng.

Kho hàng ký gửi an toàn

Lưu ý vị trí của hộp và chìa khóa của bạn, và giữ một danh sách những gì bạn có trong đó. Cập nhật danh sách mỗi năm một lần hoặc khi bạn thêm hoặc xóa tài liệu. Giữ danh sách hàng tồn kho trong tủ hồ sơ ngoài luồng của bạn. Bạn cũng nên giữ bản sao ở nhà của bất kỳ tài liệu nào bạn đã lưu trong hộp trong trường hợp bạn cần tham khảo chúng.

Bây giờ tìm hiểu làm thế nào để tổ chức thư của bạn.

Thêm về