Thư ký hồ sơ phải được giám sát bởi một luật sư được cấp phép.
Chuẩn bị cho phiên tòa có thể là một nhiệm vụ dài và khó khăn cho các luật sư. Để giảm bớt gánh nặng, các văn phòng luật sư thuê các nhân viên tiếp nhận hồ sơ tố tụng để phối hợp nhiều tài liệu và tang vật cần thiết để xét xử. Làm việc theo sự chỉ đạo của luật sư và trợ lý, thư ký hồ sơ cung cấp cho khách hàng của công ty luật một dịch vụ có giá trị.
Tổ chức là chính
Thư ký tiếp nhận hồ sơ tố tụng có trách nhiệm duy trì và phối hợp nhiều hồ sơ, hồ sơ và triển lãm tranh tụng. Thư ký tập tin phải có khả năng sắp xếp các mục này vào một hệ thống lưu trữ toàn diện và truy xuất chúng theo chỉ dẫn. Là một thư ký hồ sơ trong một môi trường pháp lý, bạn nên có một sự hiểu biết cơ bản về các quy tắc và thủ tục của tòa án. Khi luật sư giám sát cung cấp cho bạn hướng dẫn, bạn phải tuân theo chỉ dẫn và thực hiện chúng một cách hiệu quả. Thư ký hồ sơ tố tụng thường xuyên tham gia với luật sư, trợ lý và khách hàng. Bạn cần kỹ năng giao tiếp tốt và chuyên nghiệp.
Một ngày bình thường
Trên cơ sở hàng ngày, thư ký hồ sơ tố tụng làm việc trong phòng tập tin, tổ chức và lập danh mục tài liệu cho các vấn đề pháp lý đang chờ xử lý. Nhiệm vụ này có thể bao gồm sự kết hợp của các tập tin bằng văn bản và điện tử. Các luật sư của công ty cung cấp cho các thư ký các nhiệm vụ để hoàn thành và giám sát tiến trình của họ. Họ có thể yêu cầu nhân viên hỗ trợ thu thập tài liệu từ khách hàng và các nguồn bên ngoài. Họ cũng có thể được giao nhiệm vụ quét các tài liệu giấy để tạo các tệp khám phá điện tử. Khi thực hiện nhiệm vụ này, họ phải chính xác, đảm bảo rằng tất cả các tài liệu được duy trì và tổ chức. Thư ký lấy các hồ sơ từ hệ thống nộp đơn theo chỉ dẫn và có thể dán nhãn chúng để sử dụng làm tang vật trong quá trình dùng thử. Họ cũng có thể được chỉ đạo để giao các mặt hàng cho tòa án.
Nhiệm vụ bổ sung
Thư ký hồ sơ tố tụng đôi khi làm việc trực tiếp với công chúng. Trong các công ty luật nhỏ hơn, họ có thể hoạt động như một nhân viên tiếp tân, trả lời các cuộc gọi điện thoại và hướng dẫn người gọi đến bên thích hợp. Họ cũng có thể chào đón khách văn phòng và thông báo cho luật sư về du khách. Thư ký hồ sơ tố tụng cũng có thể liên hệ với tòa án để sắp xếp các vụ kiện hoặc nhận thông tin cập nhật về các vấn đề cụ thể.
Tuyển dụng
Thư ký hồ sơ tố tụng thường phải có bằng tốt nghiệp trung học. Một số thư ký cũng đã giành được bằng liên kết trong các nghiên cứu về trợ lý luật sư hoặc bằng cử nhân về nghiên cứu pháp lý. Vị trí thư ký tố tụng thường là vị trí nhập cảnh. Tuy nhiên, một số công ty luật thích rằng nhân viên tiếp nhận hồ sơ có kinh nghiệm làm việc trong một công ty luật. Theo trang web thông tin việc làm O-Net Online, mức lương trung bình cho trợ lý pháp lý là $ 22.59 mỗi giờ. Triển vọng tương lai cho vị trí này là trung bình so với sự phát triển của các ngành nghề khác.
